Nyhetsbrev maj 2020: tema distansarbete

På jobbet… men ändå inte

I rådande Coronatider är det många som i enlighet med Folkhälsomyndighetens rekommendationer arbetar hemifrån och på så vis bidrar till att reducera risken för smittspridning. Att fler arbetar på distans kan medföra både för- och nackdelar för såväl arbetsgivare som arbetstagare. På de arbetsplatser där man inte tidigare tillämpat distansarbete kan den snabba omställningen vara förenad med stora utmaningar. Som ett stöd i dessa tider har denna månads nyhetsbrev temat distansarbete, och innehåller information om några av de viktigaste sakerna för arbetsgivare att tänka på vid tillämpning av distansarbete under den pågående pandemin.

Inledningsvis ska sägas att friska arbetstagare ska stå till arbetsgivarens förfogande för att ha rätt till lön och att arbetstagare endast har rätt att arbeta hemifrån om arbetsgivaren samtycker till det. Den som känner oro inför att gå till jobbet på grund av smittorisken bör därför tydligt kommunicera detta med sin arbetsgivare så att man kan utreda möjligheterna för hemarbete. Båda parter bör anstränga sig och visa förståelse för den andres behov. Om en arbetstagare oroar sig för att komma till jobbet och verksamheten inte tillåter hemarbete är det extra viktigt med en god och förtroendefull dialog mellan parterna. Tydligt kommunicerade interna riktlinjer och gemensamma sanitetsrutiner kan också hjälpa. Kanske tillåter verksamheten att arbetstagaren arbetar hemifrån någon eller några dagar per vecka?

Vid distansarbete aktualiseras frågan om ansvaret för arbetsmiljön. Viktigt att komma ihåg är att arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön oavsett var arbetet utförs och oavsett på vems initiativ det sker. Arbetsmiljölagen gäller således vid distansarbete även om arbetsmiljöarbetet självfallet kommer att se något annorlunda ut då en anställd arbetar på distans. Vid distansarbete är det naturligt att en stor del av arbetsmiljöarbetet kommer att handla om kommunikation med de anställda.

Arbetsgivaren ansvarar inte enbart för den fysiska arbetsmiljön, utan även för den psykosociala arbetsmiljön. Det är därför viktigt att arbetsgivaren kontinuerligt stämmer av med de arbetstagare som arbetar hemifrån, eller på distans från annan plats, att allt fungerar väl och att arbetsbelastningen är hälsosam. Detta gäller särskilt om verksamheten tillfälligt kräver att en arbetstagare arbetar mer än vanligt. Arbetsgivaren ska säkerställa att arbetstagaren får tillräckligt med vila och återhämtning för att klara av sina arbetsuppgifter på ett hållbart sätt. Det är å andra sidan också viktigt att arbetstagaren kan fylla sin arbetsdag med meningsfulla arbetsuppgifter. För många arbetstagare kan hemarbete innebära svårigheter med att separera arbete och fritid. Arbetsgivare bör hjälpa arbetstagare med information och tips på hur detta kan göras. Ett knep för arbetsgivaren kan vara att inrätta fasta rutiner för avstämningar, exempelvis genom digitala eller semidigitala veckomöten. Denna typ av avstämningar underlättar även för att arbetsgivaren ska kunna tillse att arbetsbelastningen ligger på en rimlig nivå.

När det kommer till den psykosociala arbetsmiljön har arbetsgivaren och arbetstagaren ett delvis delat ansvar, vilket innebär att kraven på ömsesidig kommunikation är högre. Arbetsgivaren bör verka för att den distansarbetande inte hamnar utanför arbetsgemenskapen mer än nödvändigt. Arbetstagaren bör å sin sida påtala om det är något som inte står rätt till. Regelbundna avstämningar och gemensamma digitala sammankomster, såsom fredagsfika eller afterwork, kan tjäna ett syfte för att bibehålla känslan av samhörighet.

Arbetsgivarens ansvar för att tillgodose en god arbetsmiljö tilltar ju högre krav arbetsgivaren ställer på att arbetstagaren ska arbeta på distans. Blir omfattningen långvarig och intensiv ska arbetsgivaren och arbetstagen enas om vilka villkor som ska gälla för distansarbetet. I sådana fall kan arbetsgivaren även behöva förse arbetstagaren med nödvändig arbetsutrustning såsom dator, skrivbord, stol eller belysning. En bedömning av vad som är nödvändigt får göras utifrån omständigheterna i det enskilda fallet. Information om vad arbetstagare bör tänka på för att deras fysiska arbetsmiljö ska bli så bra som möjligt under pågående distansarbete kan vara en viktig del i arbetsmiljöarbetet. Det kan röra sig om att arbetsgivaren uppmuntrar arbetstagarna att ta rörelsepauser, tänka på sin hållning, hur dator placeras m.m.

I spåren av Coronakrisen har tyvärr antalet bedrägerier och cyberattacker tilltagit. Ofta är bedragarna ute efter lösenord, bank-id och pengar, men det kan även röra sig om specifik företagskänslig information. I syfte att minimera risken för bedrägerier bör arbetsgivare se över och uppdatera arbetstagarna om företagets säkerhetsrutiner. Särskilt vanliga fenomen är phishing, s.k. nätfiske, och ransomware. Det förra innebär att bedragaren utger sig för att vara från exempelvis en myndighet och ber offret lämna ut känslig information, det senare att skadlig kod tar sig in i offrets telefon eller dator efter att mottagaren klickat på en länk. Vid distansarbete ökar risken för att känsliga uppgifter delas och diskuteras via mejl eller öppna system. Arbetsgivare bör därför påminna sina anställda om att iaktta försiktighet samt att vara uppmärksamma på mejl eller ett SMS med misstänkt, konstigt eller i övrigt främmande innehåll. Arbetsgivare bör även påminna arbetstagare som arbetar hemifrån, även om det enbart rör sig om någon enstaka dag, att kontrollera att hemutrustningen är uppdaterad och försedd med nödvändiga säkerhetsanordningar, såsom antivirusprogram.

Avslutningsvis vill vi påpeka att informationen i detta nyhetsbrev är generell och att regler om distansarbete kan finnas i såväl kollektivavtal som individuella avtal med arbetstagarna. Det är därför viktigt att kontrollera vilka avtal som påverkar just er arbetsplats.

Har du frågor med anknytning till  arbetsrätten, hör av dig till oss! Sigeman & Co har lång erfarenhet av arbetsrättsliga frågeställningar.

Några av oss som arbetar med arbetsrätt

Vid frågor kontakta:

Varmt välkomna att höra av er till någon av oss om ni har några frågor!